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Be really smart: smart working non è solo lavorare da casa

Il tema dello smart working implica una rivoluzione di pensiero prima che di azione. Occorre ripensare il lavoro in modo smart, ovvero intelligente. 

Le aziende, comprese le pubbliche amministrazioni, si stanno interrogando su come gestire il fenomeno di fronte al quale ci ha messo la pandemia: la diffusione, ormai sempre più frequente, dello smart working. Nonostante le organizzazioni si siano sempre più orientate negli ultimi anni verso la digitalizzazione del lavoro, la pandemia ha accelerato il processo e la rapidità con cui è avvenuto il cambiamento ha fatto si che le aziende si trovassero, nella maggior parte dei casi, impreparate e che le soluzioni proposte si rivelassero insufficienti. Molte organizzazioni si sono limitate a richiedere ai propri dipendenti di lavorare da casa, senza interrogarsi su cosa stesse realmente cambiando nella natura stessa del lavoro. Hanno perciò cercato di applicare soluzioni vecchie a problemi nuovi (ad esempio, controllando con sistemi più o meno moderni la presenza di persone al computer).

In realtà il tema dello smart working implica una rivoluzione di pensiero, prima che di azione. Occorre ripensare il lavoro in modo nuovo, smart, ovvero intelligente. Gli aspetti che caratterizzano questa rivoluzione riguardano:

  • Organizzazione del lavoro e work-life integration
  • Evoluzione della leadership 
  • Valutazione delle prestazioni
  • Strumenti , spazi e  tecnologie

Organizzazione del lavoro e work-life integration

Il primo riguarda l’organizzazione del lavoro dei team a distanza, ovvero il modo in cui i membri del gruppo possono comunicare fra loro, utilizzando ad esempio strumenti visuali, utili soprattutto per i team impegnati in processi innovativi e creativi, che possano sostituire i classici Post-it e la vecchia lavagna e comunque sostituendo quei momenti di scambio informale davanti alla macchinetta del caffè con la costruzione di relazioni ancora più basate sulla fiducia . Nel tema dell’organizzazione del lavoro rientra anche la questione del work-life balance, che noi preferiamo chiamare work-life integration, ovvero la modalità con la quale si può conciliare nel miglior modo possibile vita privata e lavorativa.  Il cui confine si è improvvisamente assottigliato, fino a diventare ormai quasi inesistente. Non ha più senso dunque parlare di “bilancia” contrapponendo idue aspetti della nostra vita, ma è necessario ripensare il concetto dal punto di vista dell’integrazione: come posso integrare vari aspetti della mia vita e organizzare la mia giornata in modo da generare una situazione di equilibrio?  

Un altro aspetto dell’organizzazione del lavoro riguarda la definizione delle priorità in autonomia. Nell’era Covid i momenti di confronto e visibilità con i datori di lavoro sono diminuiti notevolmente. È perciò necessario che il dipendente in modalità smart organizzi il proprio lavoro, ne scandisca i tempi e definisca le priorità in modo autonomo secondo una logica di fiducia e responsabilità 

Leadership evoluta

La leadership necessita oggi di un totale ripensamento. Il leader dovrebbe essere centrato, non avere  ansia di controllo, dimostrarsi grounded (piantato a terra), in grado di costituire un punto di riferimento saldo per i suoi collaboratori e di placare le preoccupazioni dei dipendenti. Un leader che non cerca di avere tutte le risposte ma mira a porsi e a porre ai suoi collaboratori le giuste domande. 

Prima della pandemia era sufficiente che il datore di lavoro entrasse in ufficio per comunicare informazioni o che incrociasse i dipendenti in corridoio o davanti alla macchinetta del caffè per dare indicazioni. Oggi, nella maggior parte dei casi, è impossibile che si creino queste condizioni. Occorre stabilire  dei momenti per incontrarsi e per pianificare il lavoro, per confrontarsi sui risultati. Di conseguenza, è necessario che anche la leadership si evolva. 

Una leadership relazionale dovrebbe essere in grado di sopperire alla mancanza di contatto, di creare legami che possano esistere senza la necessità di incontrarsi fisicamente. In un momento in cui le persone si sentono isolate (immaginando che questa situazione possa perdurare nel futuro), una competenza fondamentale del leader è rappresentata dalla sua capacità di creare connessioni non solo virtuali ma anche relazionali all’interno del proprio team e di tessere una rete di rapporti basati sulla fiducia. Siamo di fronte ad un leader che deve abbandonare la logica del controllo e in molti casi quella della pianificazione, imparando a navigare nel dubbio, spesso in un mare in tempesta

Prestazioni e valutazioni.

Un altro aspetto è costituito dal Keep an eye on the performance (tenere d’occhio la prestazione). Valutare il lavoro dei dipendenti in relazione al tempo che passano davanti al computer è fallimentare, in quanto dannoso e improduttivo. È dannoso perché provoca quell’iniezione di sfiducia che in questo momento peggiorerebbe solo le prestazioni; è improduttivo perché  un dipendente può prendersi gioco del proprio datore di lavoro in molteplici modi.

Ad esempio, potrebbe guardare una serie TV su Netflix mentre è al computer oppure occupare il proprio tempo cucinando.

È perciò necessario trovare indicatori di performance diversi, relativi al raggiungimento di obiettivi e risultati e orientati alla messa in campo di comportamenti e lavori utili al gruppo e all’organizzazione. Nonostante questo aspetto fosse utile e necessario anche nell’era pre-Covid,  oggi rappresenta un passaggio fondamentale. Il tema è strettamente legato anche a quello degli incentivi, dei premi , dell’intero sistema di compensation che deve essere completamente ripensato. Ricordo 

Strumenti e tecnologie.

L’ultimo tema riguarda: gli strumenti, la tecnologia e gli spazi. Per quanto concerne gli strumenti, occorre che nella propria abitazione (o nello spazio in cui si lavora in smart-working) vi siano tutte le condizioni per lavorare in maniera efficiente. E’ necessario che questi strumenti funzionino, a partire dalla connessione. Relativamente agli spazi, questi si stanno notevolmente modificando. Molte aziende stanno trasformando i propri uffici in Hub Quarters che prevedono la necessità di prenotare il proprio posto, l’assenza di scrivanie designate e la possibilità di arrivare e uscire quando si desidera. Per quanto riguarda la logistica del lavoro, si creerà una doppia dinamica relativamente al modo in cui verranno gestiti  gli  spazi, cioè come verranno stabiliti i compiti che  dovranno essere svolti a casa e ciò che verrà invece fatto in ufficio  (o in un Hub Quarter)

È possibile immaginare che la maggior parte del lavoro verrà svolto da casa, mentre  in ufficio avranno luogo i momenti di reale condivisione.

Un aspetto su cui occorrerà formare e sensibilizzare i lavoratori è  poi quello della cyber security, particolarmente presente in alcune realtà. Ad esempio, è sufficiente che il figlio di un dipendente inserisca una chiavetta USB o che per errore inneschi un virus nel pc utilizzato da tutta la famiglia per creare un danno all’azienda.

In conclusione la pandemia ci sta mettendo davanti ad una grandissima occasione: ripensare il modo di lavorare con l’opportunità di migliorare i processi e il benessere delle persone. Occorrerà avere visione e soprattutto coraggio. 

Irene Morrione

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